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這款檔案柜主要包括五個部分：①數據服務中心：由中心數據服務器和管理終端組成，對檔案管理和監管集中進行監控、儲存和處理，是整個架構的核心。②作業管理系統：由管理終端、標簽發行組成，可以完成檔案信息RFID標簽的統一制作和裝入新建檔案等工作。③流通管理系統：幫助檔案管理員在檔案借出時寫入相關信息，歸還時檢驗檔案并驗證RFID標簽內信息。④監管系統：通過管理終端和手持機方便地查詢每一件檔案文件的位置并實時監視檔案狀態。⑤帳號管理系統：對帳號以及帳號對應的系統功能和權限進行設置等。
對于用戶來說，我們提供的新一代基于UHF RFID 慧網通達檔案柜監管系統能夠實現：
★ 主要作業流程：該系統極大的提高了檔案管理的工作效率，不僅提高了檔案查閱，借出，歸還的速度，并且對存取檔案人員以及對應檔案的信息做到智能化監控管理；包括檔案的調出、歸還、查詢、編目、盤點、異常報警等。
★ 高可用性：我們的設計可以是在通訊環境非常惡略的環境下（空間狹小的檔案柜內），采用公司專利技術，即隨機天線調向原理，可以高效、準確、可靠、完整地讀取柜中標簽信息（檔案信息）。在單體檔案柜中采用固定式超高頻讀寫器為國內首創，基于RFID技術在智能檔案管理中作出了較大的貢獻。
★ 低成本：由于我們采用的是UHF RFID的技術，標簽具有高性價比，已經有一些應用到超市的結算系統中。由于檔案保存的持久性， UHF RFID 的低成本得到了更好的體現。
★ 較快的處理速度：UHF RFID的讀寫器掃描標簽以獲得其中的數據時，標簽無須直接對準讀取器，讀寫速度快。同時，RFID以無線電波來傳遞信息的方式有效地避免了傳輸屏障的問題。
★ 安全性好。RFID標簽內部可以分為各個獨立的應用區域，存放不同的應用數據。每一張電子標簽都有一個96位的全球唯一的序列號，該序號在生產過程中寫入，無法更改。
★ 易用性高：基于RFID的檔案監系統的安裝和調試非常簡單，后期的使用和運營維護也十分便捷，而且防盜防損，能夠提供可靠的性能和高度的易用性。
